در این مقاله می خوانید
مکالمات کتبی امری کاملاً ضروری در هر محیط کاری است. برای کسب احترام در میان همکاران و گرفتن نتیجه، باید بتوانید به خوبی نامه، یادداشت، اسناد و حتی ایمیل بنویسید... ...
مقدمه
یکی از بهترین راه‌ها برای بهبود نوشتنتان، تقلید از کسانی در اداره است که فکر می‌کنید به این کار وارد هستند. خواندن جملات آنها را با دقت، و استفاده از تکنیک های نامه نگاری آنها، به پیشرفت شما کمک می‌کند.
حذف ملاقات های حضوری
یکی از مهم‌ترین دلایل برای مکاتبات کتبی در ادارات این است که نیاز به ملاقات حضوری را از بین می‌برد. اگر شما قادر به ملاقات همکار و یا مقام مافوقتان نیستید، باید یادداشتی که خلاصه‌ی ایده‌ها و نگرانی‌هایتان است را تهیه کنید. این کار مانع از ملاقات شما با یکدیگر شده و در نتیجه امکان استفاده‌ی بهینه از زمان را به شما می‌دهد.
قانونمندی
یادداشت‌های کتبی در زمان مشاجره در محیط کار بسیار مهم هستند. این یادداشت‌ها ردی از کاغذ بر جای گذاشته و از افراد درگیر در مشاجره محافظت کرده و یا سبب گرفتاری آنها می‌شود. این وضعیت ممکن است با یک کارمند و یا مشتری دیگر اتفاق بیفتد. گزارش و یا یادداشتی در مورد یک مسئله، می‌تواند در دادگاه مورد استفاده قرار بگیرد، و یا موجب استخدام یا فسخ قرارداد شود. در ادامه به برخی از فواید نامه نگاری مناسب در اداره اشاره شده است:
احترام
یادداشت‌های کتبی، به خصوص آن‌هایی که خوب درست‌شده‌اند می‌تواند سبب احترام به نویسنده در محیط کار شود. کنار گذاشتن زمان برای نوشتن نگرانی، ایده و افکار خود بر روی کاغذ، نشان‌دهنده‌ی فداکاری حقیقی شما برای کارتان است و کیفیت کار شما را نشان می‌دهد. این امر ممکن است سبب مسئولیت‌پذیری بیشتر و یا ارتقاء شغلی شود.
ارجاع
نوشته‌های کتبی می‌تواند توسط افراد زیادی در هر زمان مورد استفاده قرار گیرند. دستورالعمل‌های نوشته‌شده می‌توانند در کل اداره منتقل‌شده و از تکرار همان مطلب بارها و برای افراد مختلف جلوگیری کنند، در نتیجه سبب یکپارچکی بیشتر در اداره می‌شوند، زیرا همه‌ی افراد از یک دستور العمل استفاده می کنند.
مطالب دیگری که ممکن است بپسندید
علامت های بریدگی کارمندان از کار
چگونه درباره ی مزایای شغل جدید بپرسیم
مهارت های مفید صحبت تلفنی
آداب معاشرت مناسب برای سرپرست ها
مهارت های بین فردی مدیران در مقابل کارمندان
نظر کاربران
کاربر گرامی، لطفاً توجه داشته باشید که این بخش صرفا جهت ارائه نظرات شما درباره ی این مطلب در نظر گرفته شده است. در صورتی که سوالی در رابطه با این مطلب دارید یا نیازمند مشاوره هستید، فقط از طریق تماس تلفنی با بخش مشاوره اقدام نمایید.