چگونه یک جلسه را به صورت رسمی آغاز کنیم

در این مقاله می خوانید

جلسه های موثر نیاز به درک درست فرایند برگزاری جلسات دارد. با خواندن این مقاله شما یاد می گیرید که چگونه یک جلسه را به صورت رسمی آغاز کنید. ...

مقدمه

برگزاری خوب جلسات باعث صرفه جویی در زمان شده و کمک می کند که شرکت کنندگان و بانیان جلسه به اهداف خود دست بابند . به عنوان یک رئیس، شما برای کیفیت جلسه و آغاز آن در زمان مناسب مسئول هستید. شما باید اطمینان یابید که شرکت‌کنندگان از خواسته‌های جلسه آگاه هستند و برنامه‌ای را برای هدایت جلسه تنظیم کنید.

دستورالعمل‌ها:

1. زمان آغاز جلسه و مکان آن را به درستی مشخص کنید. دعوت‌نامه برای جلسه فرستاده و موضوع مورد بحث را در ابتدا مطرح کنید تا اطمینان یابید همه برای شرکت در آن خود را آماده کنند. شما باید به دیگران اختیار انتخاب برای شرکت در جلسه از طریق کنفرانس ویدیویی و یا تلفنی را بدهید.

2. در ابتدا اطمینان بیابید که همه‌ی تجهیزات برای جلسه آماده است. اگر قرار است چیزی ارائه شود، اطمینان بیابید وسایلی مانند لپ‌تاپ، پروژکتور، تلفن و ویدئوکنفرانس آماده است تا جلسه در زمان درست آغاز شود.

3. یک مسئول و یا فرد تسهیل کننده برای جلسه انتخاب کنید. مسئول جلسه، مسئولیت شروع و اداره درست جلسه را به عهده دارد. زمانی که پیش نویس صحبت های خود را آماده می کنید، اولین موضوع باید قدردانی مسئول از شرکت افراد در جلسه، و همچنین معرفی اهداف جلسه باشد.

4. جلسه را به موقع آغاز کنید. حتی اگر همه‌ی اعضا به جلسه نرسیدند، باید جلسه به موقع آغاز شود. با این کار شما میگویید که جلسه را جدی گرفته‌اید و از دیگران انتظار دارید تا به موقع حضور پیدا کنند، خصوصاً برای جلسات آینده.

5. اطمینان یابید که اکثریت تعداد لازم و یا حداقل تعداد برای آغاز مذاکرات را دارید. برای بعضی از جلسات نیاز به حداقل تعداد است. اگر این تعداد حاضر نشوند، باید جلسه دوباره برگزار گردد. اگر به حداکثر تعداد لازم برای آغاز جلسه نرسیده‌اید، به دیگران در مورد یک تأخیر کوچک اطلاع دهید تا برای رسیدن دیگران منتظر بمانید.

6. به اعضا خوش‌آمد گفته و موضوع جلسه را به روشنی بیان کنید.بعد از معرفی خودتان و اعلام آغاز رسمی جلسه، از دیگران بخواهید تا خودشان را معرفی کنند. اگر از تجهیزات تلفن یا ویدئو کنفرانس استفاده می‌کنید، از آن‌ها نیز بخواهید تا خودشان را معرفی کنند.

7. مروری بر اهداف جلسه داشته باشید. بعد از معرفی خودتان مروری بر موضوع مورد بحث داشته و اهداف جلسه را معرفی کنید. مشخص کردن هدف جلسه، جهت صحبت ها را مشخص کرده و به شرکت کنندگان اجازه می دهد که بر روی کاری که در طول جلسه باید انجام شود تمرکز کنند.

8. قوانینی برای جلسه تعیین کنید. قبل از شروع صحبت درباره‌ی هر کدام از اهداف، قوانینی در مورد آداب معاشرت و رفتارهای مورد انتظار بگویید. برای مثال نقش رئیس و نحوه‌ی هدایت جلسه را مشخص کرده و بگویید چگونه روی ایده‌ها به توافق می‌رسند، مثلاً با توافق عموم و یا با رأی اکثریت ، زمانی که هر شرکت‌کننده دارد و زمان‌بندی، استراحت و هر چیز دیگری را مشخص کنید.

نکات و هشدارها:

قبل از پردازش اهداف از اعضا بپرسید که آیا سؤالی دارند یا نه، و یا آیا لازم است که تغییری در هدف داده شود یا خیر.