چگونه یک جلسه را به پایان برسانیم

در این مقاله می خوانید

با خواندن این مقاله یاد می‌گیرید بتوانید جلسه را به خوبی به اتمام برسانید، شرکت کنندگان در جلسه با حسی خوب از جلسه خارج شده و قدردان زحمات شما را بدانند ...

مقدمه

اگر برای چندین جلسه تدارک دیده‌ شده‌ است، اتمام حرفه‌ای و به موقع اولین جلسه، شما را به حضور بیش‌ترین تعداد افراد در جلسه‌ی آینده مطمئن می‌سازد. به پایان رساندن یک جلسه به خوبی تنها چند دقیقه زمان نیاز دارد، اما برای ارتباط شما با دیگر شرکت‌کنندگان در آینده مزایایی خواهد داشت.

دستورالعمل‌ها

1. جلسه را به موقع به پایان برسانید. هیچ‌چیز بیش از داشتن مسئول جلسه ای که گذر زمان از دستش خارج شده است، شرکت کنندگان در یک جلسه را خشمگین نمی‌کند. برای اطمینان از اتمام به موقع یک جلسه، آن را به موقع آغاز کنید. مسائل را با ترتیب اولویت در جلسه مطرح کنید، تا در صورتی که زمان کم آوردید، بتوانید مسائلی کم اهمیت تر را به جلسه‌ی بعد موکول کنید.

2. موضوعات مهم بحث شده را بازبینی کنید تا شرکت کنندگان تصمیم‌های اخذشده را به یاد آورند. کارهایی که قبل از جلسه بعدی باید انجام شود را مجدداً بررسی کرده و اطمینان بیابید که افرادی که مسئول آن کار هستند از آنها کاملاً آگاه باشند. به آن‌ها بگویید که اگر سؤالی داشتند با چه کسی تماس بگیرند. هرگونه فوریت را به آن‌ها یادآوری کنید. درباره‌ی وجود هرگونه سؤال از آن‌ها سوال کنید.

3. به همگی مسائل محرمانه‌ی جلسه را یادآوری کرده و از آن‌ها بخواهید به هیچ کس در خارج از اتاق جلسه آنها را نگویند. مطمئن باشید که آن‌ها از هرگونه پیامد قانونی افشاء مسائل محرمانه آگاه هستند.

4. مسائل مهم مورد بحث برای جلسه‌ی بعد را تدوین کرده و اطمینان بیابید هر مسئله‌ای که در جلسه‌ی کنونی به دلیل کمبود زمان از قلم افتاده است را در جلسات بعد اضافه کنید. به اعضا اطلاعات تماس مربوط را بدهید تا در صورت مواجه باهر مسئله‌ی ضروری، با شما یا منشی‌تان تماس بگیرند.

5. زمان و تاریخی را برای جلسه‌ی بعد مشخص کنید. چندین پیشنهاد برای زمان جلسه بعد مطرح کنید و پیشنهادی که بیشترین تعداد شرکت کنندگان توانایی حضور در آن دارند را به عنوان زمان نهایی جلسه انتخاب کنید. شرکت کنندگانی که با زمان جلسه موافق نیستند را به حضور در آن مجبور نکنید. اگر تعدادی از شرکت‌کنندگان نمی توانند در ملاقات بعدی حضورداشته باشند، کسی را مسئول کنید تا اطلاعات مهم و وقایع جلسه را برای آن‌ها بفرستد.

6. به افرادی که یک اتفاق مهم در زندگی‌اش رخ داده است، مانند ترفیع، نامزدی، عروسی و یا تولد فرزندش تبریک بگویید. اطلاع دادن یک اتفاق خوب به دیگران باعث ایجاد یک جو مثبت در جلسه شده و شخص مورد توجه سپاسگزار این کار شما خواهد بود.

7. از همه به خاطر حضورشان تشکر کنید. حتی اگر جلسه اجباری است، باز هم تشکر خود از آن‌ها را ابراز کنید.